Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Meldung von Verstößen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes
1. Allgemeine Information
Wir betrachten es als unsere vorrangige Aufgabe, die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu wahren und diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Deshalb wenden wir äußerste Sorgfalt und modernste Sicherheitsstandards an, um einen maximalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Wir unterliegen den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Regelungen des Hessische Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG). Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns, als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Das Gesetz verbietet Repressalien gegenüber den hinweisgebenden Personen und verpflichtet Arbeitgeber, sichere Kanäle für die Meldungen einzurichten. Die Stadt Weiterstadt hat für diesen Zweck eine interne Meldestelle eingerichtet.
Die Verarbeitung der bekanntgegebenen personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der Aufgaben und Verpflichtungen der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Verbindung mit dem Hessischen Hinweisgebermeldestellengesetz (HHinMeldG) sowie dem damit verbundenen Verfahren.
Konkret handelt es sich dabei um die Entgegennahme, Dokumentation und Weiterleitung von
Meldungen über Verstöße, die Ergreifung von entsprechenden Folgemaßnahmen sowie
erforderlichenfalls die Einholung von weiteren Informationen sowie die Rückmeldung an die
hinweisgebende Person durch die Meldestelle.
3. Art der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten für die Antragsprüfung insbesondere folgende personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers:
Für den Fall, dass die Meldung durch die hinweisgebende Person nicht anonym erfolgt, werden jene Daten verarbeitet, welche die hinweisgebende Person freiwillig im Rahmen der Meldung bekannt gibt. Dabei handelt es sich primär um Identifikationsdaten, Erreichbarkeitsdaten, berufs- und tätigkeitsbezogene Daten.
Personenbezogene Daten der Gemeldeten und weiterer Dritter:
Es werden jene Daten verarbeitet, welche im Zuge einer Meldung/Offenlegung ggf. seitens der hinweisgebenden Person bekannt gegeben werden. Dabei handelt es sich primär um Identifikationsdaten, Erreichbarkeitsdaten, berufs- und tätigkeitsbezogene Daten.
Inhaltliche Beschreibung des gemeldeten Verstoßes und der getroffenen Maßnahmen.
4. Empfänger Ihrer Daten:
Die Ersteinschätzung eingehender Meldungen/Hinweise vor Entscheid zur weiteren Bearbeitung findet durch die benannten Meldestellenverantwortlichen statt.
5. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Sofern die Bearbeitung eines Hinweises ergeben hat, dass diesbezügliche Meldepflichten bestehen, erfolgt eine Mitteilung des Sachverhaltes an die zuständige Dienst-, Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörde. In verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahren kann auch die Identität der hinweisgebenden Person ohne diesbezügliche Einwilligung (gem. § 9 HinSchG) offengelegt werden.
6. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht, wenn die Löschung gemäß den dafür geltenden Datenschutzbestimmungen gesetzlich vorgeschrieben ist und wenn sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind. Die Dokumentation eingehender Meldungen wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
7. Verantwortlicher und Ansprechpartner
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
Stadt Weiterstadt
Riedbahnstraße 6
64331 Weiterstadt
Ansprechpartner für Belange des Datenschutzes ist die Datenschutzbeauftragte der Stadt Weiterstadt:
Petra Krag
Telefon: 06150 400-1220
E-Mail: datenschutz@weiterstadt.de